LANGKAH MUDAH DALAM SISTEMASI BISNIS

80 persen bisnis yang gagal bukan karena bisnisnya tutup atau business owner-nya sudah tidak nafsu dengan bisnisnya sendiri. Mereka gagal karena tidak memiliki sistem yang baik. Sedangkan 99 perusahaan yang berhasil dan sukses tidak hanya disebabkan oleh hoki, mendapat berkat yang hebat atau rejeki yang luar biasa besar, tapi disebabkan adanya SISTEM yang baik.

Bisnis yang tidak memiliki sistemasi bisnis dengan baik, maka sepenuhnya ia akan bergantung pada diri Anda. Dari urusan kantor yang sepele,  sampai porsi kerja yang seharusnya tidak Anda lakukan. Semisal urusan jualan, ternyata business owner yang turun tangan, operasional, business owner yang turun tangan, rekrutmen, business owner yang turun tangan, sampai genteng bocor, business owner juga yang turun tangan. Sehingga, habislah waktu Anda untuk hal-hal kecil semacam ini.

Related Article : Pentingnya Membangun Sistem Marketing di dalam Bisnis

Sedangkan, berapa lama bisnis Anda akan bertahan? Tentu sulit sekali menjalankanya, terlebih banyak permasalahan harian yang tidak terselesaikan. Padahal, tugas Anda bukan hanya itu. Ada karyawan yang harus Anda kontrol, penjualan, pelayanan dsb. Inilah kemudian, mengapa sebuah bisnis (perusahaan) harus mempunyai Sistemasi Bisnis yang jelas dan baik.

Tanpa Sistemasi Bisnis, Bisnis Kalang Kabut

Sebelumnya, mari kita sepakati dulu apa itu sistem? Dalam bisnis, sistem adalah sebuah proses yang bisa membuat Anda menyatukan bagian-bagian di dalam bisnis. Supaya nantinya bisnis Anda dapat bekerja secara bersinergi. Ada bagian marketing, ada bagian accounting, bagian produksi, agency dan ada general event dst. Bagian-bagian ini harus bisa bersinergi demi mencapai tujuan perusahaan Anda. Nah, adanya sistem inilah yang bisa membantu bisnis Anda.

Banyak perusahaan yang ingin merekrut karyawan tapi susah menemukan karyawan yang baik. Kenapa? Benar, karena HRD tidak mempunyai sistem rekrutment yang baik.

Kemudian bagian operasional, tugas seorang operasional adalah membuat produk dan mengemas produk yang kemudian dikirimkan ke konsumen. Tetapi ternyata terjadi problem juga, banyak sekali konsumen menerima kiriman terlambat, banyak customer yang menerima barang yang sudah cacat atau juga barang yang diterima salah.

Mengapa bisa demikian? Karena di operasional sistemnya tidak berjalan. Inilah kendala-kendala yang dialami oleh kita semua. Saat tidak memiliki sistem, efek-efek lainya bisa jadi susah cari karyawan, profitnya menurun atau business owner kehabisan waktu karena urusan sepele.

Karena itu, supaya sistem perusahaan Anda efektif, mari simak baik-baik tips berikut ini;

1# Buat Sistem yang Simple

Semakin simple sistem tersebut, semakin mudah digunakan dan semakin mudah pula untuk dimengerti. Kalau mudah dimengerti, maka menjalankannya pun gampang.

Mari ambil contoh, apa yang terjadi ketika di Jakarta semua lampu lalu lintas mati? Dengan jumlah kendaraan yang begitu banyak dan belum lagi kendaraan-kendaraan yang melanggar lalu lintas. Walaupun sedikit apapun kendaraannya bica kacau apabila sistemnya berhenti. Lampu lalu lintas pun sangat mudah dipahami. Hanya dengan warna merah, kuning dan hijau semua orang sudah mengerti arti dari lampu tersebut. Kalau sudah dimengerti dan dipahami oleh orang lain maka akan mudah dijalankan.

So, kalau Anda ingin membuat sistem yang simple. Bayangkan LAMPU LALU LINTAS.

2# Sistem Mendukung Semua Pihak

Pernah suatu kali, saya bertemu oleh seorang pengusaha dan ia bertanya, “Coach, saya sering mengalami keuangan yang bocor, penjualan dan hutang yang bocor. Saya butuh sistem agar nyaman bekerja.”

Nah, inilah yang salah kaprah. Kalau Anda hanya ingin membuat diri sendiri enak dalam bekerja tapi tidak enak dijalankan oleh karyawan, maka yang terjadi sistem akan disabotase.

Sistem tidak boleh dibuat untuk ego seseorang. Sistem harus dibuat untuk membuat semua orang, happy. Jangan sampai Anda membuat sistem yang hanya untuk seorang saja, harus menyeluruh. Karena sistem dibuat supaya semua orang bisa menjalankan sistem dengan baik.

Related Article : Bisnis adalah Soal Proses dan Strategi

Bayangkan, jika sebuah tim sepak bola tidak punya sistem (formasi)? Seorang pelatih akan sangat kesulitan mengatur pemainnya.  Jangankan untuk menang, membuat tim bekerja maksimal akan sangat susah. Padahal dalam sepak bola, sistem mempunyai andil besar guna menuntut kualitas dan tingkat kemampuan pemain yang berbeda-beda. Inilah yang terjadi jika sistem hanya digunakan oleh kepentingan seorang bukan banyak orang.

Kehebatan lahir karena melayani banyak orang, bukan karena egois. Niatnya akan membedakan bagaimana sistem tersebut didukung atau justru akan dihalang-halangi oleh orang yang menjalankan sistem.

3# Sistem Mempengaruhi Konsumen

Jangan buat sistem yang menyusahkan customer, banyak pengusaha di luar sana yang hanya membuat sistem tapi mengorbankan customer.

Saya sarankan, sistem harus bisa buat customer Anda happy. System customer experience bisa sangat mempengaruhi bisnis Anda.

Contoh, mungkin Anda pernah datang disebuah restoran seafood, tapi berbeda ketika Anda datang ke restoran Singapura, “No Signboard Seafood”. Ada satu jenis sistem pelayanannya yang bisa dibilang sangat jauh-jauh berbeda dengan restoran manapun. Bayangkan, ketika Anda datang ke restoran tersebut. Anda akan disambut oleh pelayan yang sangat ramah, semua pelayannya baris rapi dan berebutan mengambil piring yang kotor. Tidak cukup itu saja, sambil menunggu pesanan datang, Anda juga akan diberikan coklat, kemudian kalau pesanan masih lama, seorang pelayan disana akan memberikan jasa pijat, GRATIS.

Nah, saran saya adalah ciptakan sistem yang baik demi konsumen Anda.

4# Sistem Mempengaruhi Omset

Sistem yang Anda buat harus mempengaruhi omset. Jangan sampai Anda sudah mempunyai sistem yang baik tapi ternyata tidak mempunyai pengaruh cukup signifikan bagi perusahaan Anda. Jika ternyata, sistem yang Anda jalankan tidak mempunyai pengaruh pada omset, maka tutup sistemnya dan ganti sistem yang baru.

Ada satu perusahaan yang memiliki satu sistem yang cukup menarik. Perusahaan ini, jual sepatu. Sepatu-sepatu tersebut diletakkan di sebuah inventory dan kalau ada sepatu terjual. maka sistem ini akan mengirim kepada bagian kognisi. Untuk mengorder barang satu kali atau satu setengah kali yang sudah terjual.

Misalnya Anda mempunyai 100 bola, 50 terjual. Maka sistem akan mengorder 50 x 1.5, berarti ada 75 pesanan bola ke bagian produksi.

Nah, di bagian produksi juga pasti akan ngecek donk, ada atau tidak barang yang dipesan. Permasalahannya adalah kalau barang ternyata tidak ada atau habis, apa yang terjadi? Maka, bagian produksi akan melakukan oder lagi ke bagian lain. Ingat, sistem seperti ini tidak membuat Anda profit karena membuat Anda kekurang cash flow.

Kalau Anda kekurangan cash flow maka jangan salahkan karyawan, pun jangan salahkan customer. Tapi coba cek sistem Anda kembali.

5# Sistem Harus Bisa Di Improve

Improvement adalah bagian yang dibutuhkan oleh customer, agar mereka kembali ke Anda lagi. Bukan untuk bisnis Anda sendiri, tetapi customer menuntut Anda agar bisa menjadi lebih baik.

Customer akan datang kepada Anda kemudian bertanya, “Ada produk baru apa hari ini? Ada sesuatu yang menarik hari ini? Ada program baru apa hari ini?” Customer mengharapkan bisnis Anda menjadi lebih baik.

Yang jadi masalah adalah kalau Anda hanya memikirkan diri Anda sendiri dan berpikir bahwa sistem yang Anda jalankan sudah berhasil, kemudian Anda pun berpikir, SEKALI MERDEKA TETAP MERDEKA.

Related Article : Langkah Membangun Bisnis yang Harus Anda Lewati

Akhirnya, Anda tidak pernah merubah sistem sampai berpuluh-puluh tahun. Apa yang terjadi? Sistem akan kolaps. Bayangkan, Microsoft saja membenahi dan menciptakan sistem dengan software-software yang baru, memperbaiki windows, words, powerpoint, dst. Secara terus menerus. Maka, bisnis Anda pun harus demikian.

Mungkin bisa diambil contoh Singapore Airlines atau bahkan seluruh Airliner pada zaman dulu tidak ada In-flight entertainment.

Padahal, kalau saat naik pesawat yang membuat kita bosan adalah tidak adanya In-flight entertainment. Bayangkan, Anda naik pesawat yang Anda dengar dan yang Anda lihat hanya ketinggian dan suara pesawat saja. Sedangkan, Anda butuh hiburan, seperti televisi, musik dsb.

Inilah yang ditunjukan oleh Singapore Airlines, disetiap tahunnya selalu mengimprove sistemnya. Yang mungkin awalnya di dalam pesawat hanya ada satu film untuk bersama, dimana kita tidak bisa mengulang kalau ada yang terlewat, pun juga tidak bisa mematikan kalau tidak suka.

Hal ini ternyata terus di improve, dengan memberikan sesuatu yang baru bagi customer. Dengan memberikan fasilitas tv 3 in one, kemudian diperbaiki lagi sampai pada fasilitas one to one. Bahkan ada wifi, cash handphone dan lain sebagainya.

So, pertanyaanya adalah apakah sistem Anda kaku seperti Anda membuat tulisan di atas batu atau sistem Anda bisa di Improve. Saran saya, Anda harus punya sistem yang bisa Anda Improve.

Apabila Anda memiliki sistem bisnis yang tersistemasi maka tentu penjualan Anda akan meningkat, Anda bisa mendapat banyak teman atau rekan bisnis, network, mengendalikan customer dengan lebih mudah dan meningkatkan penjualan yang lebih sistematis, membuat karyawan dari tidak tahu menjadi tahu. Hal ini semua bisa Anda capai ketika Anda memiliki sistem bisnis yang efektif.

Karena itu, sistem memiliki pengaruh yang luar biasa bagi bisnis Anda, sehingga Anda juga perlu ilmunya. Anda bisa dapatkan ilmu tersebut diberbagai tempat; bisa buku, orang-orang yang berpengalaman atau bisa belajar langsung dari workshop Coach Tom MC Ifle tentang How to Master Your Business, Anda bisa merekrut orang yang sudah menguasai sistem kemudian meniru dan menduplikasi sistem tersebut dan banyak sekali cara-cara lain yang tentu bisa Anda lakukan.

Salam Pencerahan!

About the Author Tom MC Ifle

Dia pernah terpilih menjadi TOP 100 COACH in the World yang terbaik dan tercepat di Platinum Mentor Coach. Pada saat yang bersamaan, penyuka hobi travelling ini mendapat penghargaan Action Man Award Asia Pacific 2007 dan menjabat sebagai Head of Coach Indonesia. Menyandang berbagai sertifikasi dan award, yaitu Exclusive Master License Money Coaching Institute, USA, Master Coach Money Coaching pertama di Indonesia, dan Man of The Year Six of The Best versi Majalah ME Asia, dll.

>