Terkadang Anda menyepelekan atau mengabaikan waktu yang sebenarnya sangat berharga setiap detiknya. Dalam melakukan aktivitas atau kegiatan sehari-hari, Anda seharusnya bisa menghargai dan memanfaatkan waktu sebaik mungkin, terutama saat Anda sedang melakukan sebuah pekerjaan. Mengelola waktu efektif merupakan hal yang perlu diterapkan ketika Anda bekerja dengan produktivitas, efektivitas, dan efisiensi sebagai tolak ukurnya.
Di samping itu, ada baiknya jika Anda tidak mengutamakan kesempurnaan bekerja tanpa adanya interaksi ataupun bantuan dari orang lain. Hal itu disebabkan karena Anda akan menjadi orang yang tidak mau melakukan delegasi sama sekali. Sebagai makhluk sosial, tentu Anda membutuhkan pertolongan orang lain dan tidak akan selalu bisa melakukan segala hal dengan kemampuan diri sendiri. Selain percaya pada orang lain, Anda juga perlu melakukan delegasi dari sebagian pekerjaan Anda kepada orang lain, apalagi jika Anda termasuk orang yang sibuk dalam bekerja.
Akan tetapi perlu Anda ketahui bahwa ada batasan dalam melakukan delegasi tersebut. Pekerjaan yang bisa didelegasikan adalah pekerjaan yang bersifat rutin, sederhana, teknis, dan tidak memerlukan ketrampilan khusus. Di samping pekerjaan tersebut, Anda harus menyelesaikannya sendiri. Hal itu dikarenakan terdapat unsur pengambilan keputusan dari diri Anda berdasarkan pola pemikiran dan pengetahuan Anda.
Berbicara mengenai pekerjaan, seringkali rapat juga dapat menyita banyak waktu. Karena hal itulah rapat harus ditunda untuk sementara. Selama rapat berlangsung seringkali terdapat gangguan karena masalah yang tidak penting. Maka dari itu untuk mengurangi gangguan tersebut buatlah sebuah aturan yang tegas.
Saat rapat berlangsung, mengelola waktu efektif sangat penting untuk dilakukan. Sebelum memulai rapat sebaiknya susunlah rencana terlebih dahulu seperti misalnya materi apa yang akan dibahas di dalam rapat dan siapa saja yang akan mengikuti rapat.
Menurut DR Jan Yager terdapat tujuh prinsip untuk mengelola waktu efektif yang perlu diterapkan saat akan melakukan suatu hal. Prinsip-prinsip tersebut yaitu:
- Selalu aktif (bukan reaktif).
- Tentukan sasaran.
- Tentukan prioritas dalam bertindak.
- Selalu fokus.
- Ciptakan tenggat waktu yang realistis.
- Lakukan sekarang juga (DO IT NOW). D=Divide (membagi tugas), O=Organize (atur bagaimana melaksanakannya), I=Ignore (abaikan gangguan), T=Take (ambil kesempatan), N=Now (sekarang harus dijalankan), O=Opportunity (ambil kesempatan), W=Watch Out (waspada dengan waktu).
Ketidakmampuan untuk berkata ‘tidak’, penundaan, pekerjaan tulis menulis, mengendalikan pengaruh telepon dan televisi, kegagalan dalam menentukan prioritas, waktu pulang pergi dalam melakukan perjalanan, mengeluh, dan alasan merupakan hambatan-hambatan dalam mengatur waktu.
Demikianlah informasi mengenai pentingnya mengelola waktu efektif dalam rapat. Manfaatkanlah waktu hari ini dengan sebaik mungkin agar Anda tidak menyesal di hari esok atau hari-hari berikutnya. Semoga informasi tersebut dapat bermanfaat.
Salam Pencerahan!
Related Articles :
-
- Keuntungan Menggunakan Pelatih Bisnis Terbaik
- Ciri Coach Terbaik Indonesia
- Cara Menghabiskan Deadstock Tanpa Rugi
- Pentingnya Menjaga Nama Baik Perusahaan
- Cara Meningkatkan Negosiasi Bisnis Secara Mandiri
